Animação de eventos noturnos de empresa: que atividade e que prestador escolher?

Por Antoine Cazals, CEO e fundador da BookAfterwork.

Fotografia ilustrativa: DJ Kami G durante um evento no Dubai. Crédit Kamioggy, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0. Imagem redimensionada e comprimida; licença mantida. Esta fotografia não representa um parceiro da BookAfterwork.

O essencial

• Escolha o espaço e a animação em conjunto: a cozinha, a eletricidade, o ruído e a hora de fim dependem dessa escolha.
• Para conversar em pequenos grupos, considere um workshop de cozinha, de mixologia ou uma oficina criativa.
• Para uma noite de festa, compare magia itinerante, DJ e músicos.
• Peça um orçamento detalhado: equipamento, deslocação, montagem, duração e condições de cancelamento.

Que animação escolher para um evento noturno de empresa?

A escolha da animação depende de quatro critérios: o número de convidados, a duração do evento, o espaço disponível e o seu objetivo — convívio, festa ou coesão. Um workshop envolve os participantes; uma animação itinerante deixa mais liberdade. Para uma equipa cujos membros se conhecem pouco, criar ou preparar algo em conjunto pode facilitar as primeiras conversas.

Este guia compara cinco formatos a considerar. Os números de participantes e as durações abaixo são referências de planeamento, não capacidades garantidas: o prestador deve confirmar no orçamento a modalidade adequada.

As cinco opções de animação em detalhe

Workshop de cozinha: preparar e partilhar

Um chef acompanha os participantes na preparação de um prato ou de uma ementa. Pergunte quantos grupos estão previstos, que equipamento e ingredientes estão incluídos e como se integra a refeição no programa. Informe sobre alergias e regimes alimentares antes de aprovar a proposta. O espaço deve permitir a montagem e dispor dos equipamentos necessários.

Workshop de mixologia: cocktails com ou sem álcool

Num workshop, aprende-se a preparar algumas receitas; um serviço móvel de bebidas funciona de outra forma e pode durar toda a noite. Peça que sejam especificados o número de bebidas, os copos, os ingredientes e a limpeza. Para uma versão sem álcool, peça explicitamente as receitas e a composição dos ingredientes. Se forem servidas bebidas alcoólicas, os responsáveis pelo espaço e o prestador devem verificar as autorizações aplicáveis.

Mágico: uma animação ao ritmo das conversas

Na magia de proximidade, o mágico circula entre os grupos durante o cocktail. Um espetáculo em palco exige uma organização diferente: visibilidade, microfone, som e tempo reservado. Verifique a duração, o número de convidados que a atuação pode efetivamente abranger e as eventuais personalizações.

DJ ou músicos ao vivo: organizar a parte festiva

Um DJ pode acompanhar o cocktail e, depois, o momento de dança. Uma banda exige frequentemente mais espaço. O orçamento deve detalhar som e iluminação, montagem, desmontagem, pausas e horas suplementares. Peça aos responsáveis pelo espaço que confirmem os horários e o nível de ruído autorizados; não pressuponha que uma tomada normal é suficiente para toda a instalação.

Oficina criativa: uma criação conjunta

Pintura, olaria ou terrários podem ser opções adequadas para participantes sem experiência. Verifique a acessibilidade, os materiais, as proteções, o tempo de secagem ou de cozedura e as condições para levar as criações para casa. Preveja um formato que também deixe tempo para conversar.

Como escolher o prestador de animação

1. Número de participantes e formato: convidados sentados ou de pé, uma sessão ou vários turnos?
2. Espaço: nas instalações do prestador ou na sua sala? O espaço permite o equipamento, o ruído e o horário previstos?
3. O que está incluído no preço: ingredientes, deslocação, montagem e desmontagem estão incluídos?
4. Condições: o adiantamento, o ajuste do número de participantes e o cancelamento estão definidos por escrito?
5. Situação profissional e seguro: peça os dados profissionais e o seguro adequados ao serviço; em França, os identificadores de empresa aplicáveis.

Evite reservar uma animação antes de verificar a sua compatibilidade com o espaço. Pode combinar um workshop no início com uma animação festiva depois, se o espaço e o programa o permitirem.

Orçamento e prazo de preparação

O preço depende do número de participantes, da duração, da deslocação e do equipamento. Um workshop pode ser cobrado por pessoa, enquanto um DJ ou um mágico pode propor um preço fixo. Pergunte sempre se o preço inclui IVA e que opções são cobradas à parte.

Para a preparação, recomendamos que entre em contacto com três a quatro semanas de antecedência, ou seis a oito semanas para um evento noturno em dezembro. Não se trata de um prazo garantido nem de uma confirmação de disponibilidade.

Perguntas antes de pedir um orçamento

É possível prever uma animação sem álcool?

Sim: peça uma versão com mocktails, um workshop de cozinha ou uma oficina criativa, um jogo de equipa ou uma animação artística. O conteúdo exato deve ser confirmado pelo prestador.

É possível combinar duas animações?

Sim, se o espaço, o número de participantes, o orçamento e os horários o permitirem. Peça que os dois serviços e os respetivos requisitos constem dos orçamentos.

O pedido tem custos para a empresa?

Não: o pedido de orçamento na BookAfterwork é gratuito e sem compromisso para as empresas. Um pedido não constitui uma reserva confirmada.

Preparar o seu evento noturno

Ver prestadores e atividades e, depois, pedir um orçamento para a minha animação. Indique a data, a cidade, o número de participantes, o espaço previsto e as animações consideradas.

Leia também: comparar orçamentos para seminários e organizar um afterwork sem álcool.

Referências

Prestadores BookAfterwork e modelo de negócio e preços.