Orçamentos de seminários: o que comparar antes de reservar

Por Antoine Cazals, CEO e fundador da BookAfterwork.

Fotografia ilustrativa: sala de reuniões com mesas e cadeiras. Crédito Breather, Wikimedia Commons, CC0 1.0. Imagem redimensionada e comprimida. Esta fotografia não representa um espaço parceiro da BookAfterwork.

O essencial

• Compare os orçamentos rubrica a rubrica, com o mesmo âmbito, nunca apenas pelo total.
• Analise os montantes sem impostos, os impostos e o total com impostos; a dedução do IVA depende da sua empresa e das despesas.
• Verifique o adiantamento, a data-limite para ajustar o número de participantes e a tabela de encargos de cancelamento.
• Uma célula vazia na sua comparação é uma pergunta a fazer ao espaço.

Como comparar dois orçamentos de seminário?

Duas propostas podem abranger serviços diferentes: uma sala, um almoço, quartos ou equipamentos não estão necessariamente incluídos da mesma forma. Uma oferta mais barata pode exigir que se acrescentem o projetor, as pausas ou a taxa turística. Compare as propostas para as mesmas datas, o mesmo número de participantes e o mesmo programa.

Três orçamentos comparáveis podem constituir uma base útil para decidir, sem que seja necessário obter exatamente três. A disponibilidade dos espaços e o seu projeto determinam as propostas possíveis.

A grelha de comparação a preencher

Copie esta tabela para a sua folha de cálculo, com uma coluna por orçamento recebido. Não substitua uma informação em falta por uma estimativa: peça uma confirmação por escrito.

As rubricas a verificar uma a uma

Sala de reuniões

Verifique a área e a disposição — em plateia, em U, em ilhas — para o número real de participantes. Pergunte quais são os horários de acesso e o tempo previsto para a montagem. Uma sala disponível das 9 h às 18 h não permite necessariamente uma montagem às 8 h. Verifique também a acessibilidade e os espaços para pausas.

Quartos

Para um seminário com alojamento, compare o número de quartos individuais e duplos, a sua atribuição e a hora de saída no último dia. Pergunte sobre eventuais suplementos e as condições aplicáveis se alguns participantes não pernoitarem no local.

Refeições e pausas

Um pacote de reunião de um dia pode incluir sala, pausas e almoço, mas o seu conteúdo varia consoante os espaços. Verifique as bebidas, os horários, os formatos das refeições e os regimes alimentares. O jantar não está automaticamente incluído numa proposta com alojamento.

Equipamentos

Projetor, ecrã, microfones, quadro de folhas e Wi-Fi: incluídos ou faturados à parte? Especifique a utilização prevista e pergunte se é necessário um técnico. O seu tempo de presença pode constituir uma rubrica separada.

Atividades

Pergunte quem dinamiza o team building, qual a sua duração e quais as soluções previstas em caso de chuva. Se recorrer a um prestador externo, verifique se o espaço o aceita e se as necessidades técnicas são compatíveis.

Transporte

O transporte a partir da estação, o estacionamento e a deslocação a partir dos seus escritórios fazem parte do orçamento global. Inclua-os na comparação, mesmo que sejam objeto de um orçamento separado.

Valores sem/com impostos, adiantamento e cancelamento

Compare os montantes sem e com impostos, separando as rubricas e os respetivos impostos e taxas. Não pressuponha que todas as despesas têm o mesmo regime fiscal ou que o respetivo IVA é integralmente dedutível. Valide as questões de IVA com o seu contabilista, sobretudo no caso de eventos internacionais.

Adiantamento: anote o montante, o prazo de pagamento e as condições de reembolso. Na BookAfterwork, o pagamento direto ao espaço é o procedimento habitual; pode ser disponibilizado um pagamento online se o espaço o tiver ativado. As condições indicadas no orçamento são a referência.

Ajuste do número de participantes: até quando pode reduzir ou aumentar o número de participantes e a que custo? Pergunte também qual é o número mínimo de participantes faturado.

Cancelamento: peça uma tabela por escrito, com as datas e os montantes aplicáveis. Não existe um reembolso universal válido para todos os espaços; deve conhecer as condições do espaço antes de aceitar.

Os pontos a esclarecer

• Um preço por pessoa sem detalhe do que abrange.
• Nenhuma indicação sobre se os valores incluem ou não impostos.
• Ausência de data de validade ou de condições de cancelamento.
• Opções necessárias ao seu programa que não estão incluídas no total.
• Um adiantamento elevado sem explicação das condições de reembolso.
• Um mínimo de faturação superior ao seu número de participantes.

Estes pontos não tornam automaticamente o orçamento inadequado: exigem uma resposta por escrito antes de decidir. Não há garantia de prazo de resposta por parte do espaço.

As suas perguntas antes de reservar

É possível negociar um orçamento?

Pode pedir alternativas de data, ementa, sala ou programa. O espaço decide o que pode propor e confirma qualquer alteração por escrito.

Quando é que o pedido se torna uma reserva?

Um pedido de orçamento não confirma uma reserva. O espaço analisa o projeto e pode apresentar um orçamento; a confirmação ocorre após a aceitação e de acordo com as condições indicadas, salvo se existir um processo de reserva instantânea disponibilizado pelo espaço.

É necessário pagar para pedir um orçamento?

O pedido é gratuito e sem compromisso para as empresas na BookAfterwork.

Descrever o seu seminário

Ver os espaços para seminários e, em seguida, descrever o meu seminário e receber propostas. Especifique as datas, a cidade, o número de participantes, os quartos, as atividades e o orçamento, indicando se se trata de um total ou de um montante por pessoa.

Leia também: escolher a animação para uma festa de empresa e preparar um afterwork sem álcool.

Referências

Modelo de negócio e preços da BookAfterwork e espaços para seminários. As condições específicas do seu evento devem ser confirmadas no orçamento.