Intrattenimento per una serata aziendale: quale attività e quale fornitore scegliere?

Di Antoine Cazals, CEO e fondatore di BookAfterwork.

Foto illustrativa: DJ Kami G durante un evento a Dubai. Crédit Kamioggy, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0. Immagine ridimensionata e compressa; licenza mantenuta. Questa foto non rappresenta un partner BookAfterwork.

In sintesi

• Scegliete insieme la location e l’attività: da questa scelta dipendono cucina, elettricità, rumore e orario di conclusione.
• Per favorire gli scambi in piccoli gruppi, valutate un laboratorio di cucina, mixology o un’attività creativa.
• Per una serata di festa, confrontate un mago che si muove tra gli ospiti, un DJ e dei musicisti.
• Richiedete un preventivo dettagliato: attrezzature, trasferta, allestimento, durata e condizioni di cancellazione.

Quale attività scegliere per una serata aziendale?

L’attività adatta dipende da quattro criteri: il numero di invitati, la durata della serata, lo spazio disponibile e il vostro obiettivo — scambio, festa o coesione. Un laboratorio coinvolge i partecipanti; un intrattenimento itinerante lascia maggiore libertà. Per un team i cui membri si conoscono poco, una creazione o una preparazione condivisa può facilitare i primi scambi.

Questa guida confronta cinque formule da valutare. Il numero di partecipanti e le durate riportati di seguito sono indicazioni per la pianificazione, non capienze garantite: il fornitore deve confermare nel preventivo la formula adatta.

Le cinque attività nel dettaglio

Laboratorio di cucina: preparare e condividere

Uno chef accompagna i partecipanti nella preparazione di un piatto o di un menu. Chiedete il numero di gruppi, le attrezzature e gli ingredienti inclusi, oltre al momento previsto per il pasto nel programma. Segnalate allergie ed esigenze alimentari prima di approvare la proposta. La location deve consentire l’allestimento e disporre delle attrezzature necessarie.

Laboratorio di mixology: cocktail con o senza alcol

Un laboratorio insegna a preparare alcune ricette; un servizio bar mobile funziona diversamente e può durare tutta la serata. Fate precisare il numero di bevande, i bicchieri, gli ingredienti e la pulizia. Per una versione senza alcol, chiedete esplicitamente le ricette e la composizione degli ingredienti. Se vengono serviti alcolici, la location e il fornitore devono verificare le autorizzazioni applicabili.

Mago: un intrattenimento al ritmo delle conversazioni

Nel close-up, il mago si sposta tra i gruppi durante l’aperitivo. Uno spettacolo sul palco richiede un’organizzazione diversa: visibilità, microfono, impianto audio e tempo dedicato. Verificate la durata, il numero di invitati che il servizio può effettivamente coinvolgere e le eventuali personalizzazioni.

DJ o musicisti dal vivo: organizzare la parte festosa

Un DJ può accompagnare l’aperitivo e poi il ballo. Un gruppo musicale richiede spesso più spazio. Il preventivo deve specificare impianto audio e luci, allestimento, smontaggio, pause e ore supplementari. Fate confermare dalla location gli orari e il livello sonoro consentiti; non date per scontato che una presa standard sia sufficiente per qualsiasi impianto.

Laboratorio creativo: una creazione condivisa

Pittura, ceramica o terrari possono essere adatti a partecipanti principianti. Verificate l’accessibilità, i materiali, le protezioni, i tempi di asciugatura o cottura e le condizioni per portare a casa le creazioni. Prevedete una formula che lasci anche il tempo di conversare.

Come scegliere il fornitore di intrattenimento

1. Partecipanti e formula: invitati seduti o in piedi, una sessione o più turni?
2. Location: presso il fornitore o nella vostra sala? La location consente le attrezzature, il rumore e l’orario previsti?
3. Cosa comprende il prezzo: ingredienti, trasferta, allestimento e smontaggio sono inclusi?
4. Condizioni: acconto, variazione del numero di partecipanti e cancellazione sono definiti per iscritto?
5. Inquadramento professionale e assicurazione: chiedete i dati professionali e la copertura assicurativa adeguati al servizio; in Francia, i codici identificativi aziendali applicabili.

Evitate di prenotare un’attività prima di verificarne la compatibilità con la location. Potete combinare un laboratorio iniziale con un intrattenimento festoso successivo, se lo spazio e il programma lo consentono.

Budget e tempi di preparazione

Il prezzo dipende dal numero di partecipanti, dalla durata, dalla trasferta e dalle attrezzature. Un laboratorio può essere fatturato a persona, mentre un DJ o un mago può proporre una tariffa forfettaria. Chiedete sempre se il prezzo è IVA esclusa o inclusa e quali opzioni restano da aggiungere.

Per la preparazione, consigliamo di prendere contatto con tre o quattro settimane di anticipo e con sei o otto settimane di anticipo per una serata a dicembre. Non si tratta né di un termine garantito né di una conferma di disponibilità.

Le vostre domande prima di richiedere un preventivo

Si può prevedere un’attività senza alcol?

Sì: chiedete una versione con mocktail, un laboratorio di cucina o creativo, un gioco di squadra o un intrattenimento artistico. Il contenuto esatto deve essere confermato dal fornitore.

Si possono combinare due attività?

Sì, se la location, il numero di partecipanti, il budget e gli orari lo consentono. Fate indicare nei preventivi entrambi i servizi e i rispettivi vincoli.

La richiesta è a pagamento per l’azienda?

No: la richiesta di preventivo su BookAfterwork è gratuita e senza impegno per le aziende. Una richiesta non equivale a una prenotazione confermata.

Preparare la vostra serata

Consultate i fornitori e le attività, poi richiedete un preventivo per il vostro intrattenimento. Precisate la data, la città, il numero di partecipanti, la location prevista e le attività che state valutando.

Da leggere anche: confrontare i preventivi per un seminario aziendale e organizzare un afterwork senza alcol.

Riferimenti

Fornitori BookAfterwork e modello economico e tariffe.