Rahmenprogramm für den Firmenabend: Welche Aktivität und welchen Anbieter wählen?

Von Antoine Cazals, CEO und Gründer von BookAfterwork.

Symbolfoto: DJ Kami G bei einer Veranstaltung in Dubai. Crédit Kamioggy, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0. Image redimensionnée et compressée ; licence conservée. Dieses Foto zeigt keinen Partner von BookAfterwork.

Kurzüberblick

• Wählen Sie Veranstaltungsort und Rahmenprogramm gemeinsam: Davon hängen Küche, Stromversorgung, Lärmpegel und Endzeit ab.
• Für den Austausch in kleinen Gruppen kommen Koch-, Mixologie- oder Kreativworkshops infrage.
• Für einen geselligen Abend vergleichen Sie mobile Zauberkunst, DJs und Musiker.
• Fordern Sie ein detailliertes Angebot an: Ausstattung, Anfahrt, Aufbau, Dauer und Stornierungsbedingungen.

Welches Rahmenprogramm passt zu einem Firmenabend?

Das passende Rahmenprogramm hängt von vier Kriterien ab: der Gästezahl, der Dauer des Abends, dem verfügbaren Platz und Ihrem Ziel — Austausch, Feiern oder Zusammenhalt. Ein Workshop bindet die Teilnehmenden aktiv ein; ein mobiles Unterhaltungsangebot lässt mehr Freiraum. Bei einem Team, das sich noch wenig kennt, kann gemeinsames Gestalten oder Zubereiten erste Gespräche erleichtern.

Dieser Leitfaden vergleicht fünf mögliche Formate. Die folgenden Teilnehmerzahlen und Zeitangaben dienen als Orientierung für die Planung, nicht als verbindliche Kapazitätsangaben: Der Anbieter muss das passende Format in seinem Angebot bestätigen.

Die fünf Formate im Detail

Kochworkshop: gemeinsam zubereiten und genießen

Ein Koch begleitet die Teilnehmenden bei der Zubereitung eines Gerichts oder Menüs. Fragen Sie nach der Anzahl der Gruppen, der enthaltenen Ausstattung und den Zutaten sowie danach, wie das Essen in den Ablauf eingebunden wird. Teilen Sie Allergien und Ernährungsanforderungen mit, bevor Sie das Angebot bestätigen. Der Veranstaltungsort muss den Aufbau erlauben und über die erforderliche Ausstattung verfügen.

Mixologie-Workshop: Cocktails mit oder ohne Alkohol

In einem Workshop lernen die Teilnehmenden, einige Rezepte zuzubereiten; ein mobiler Getränkeservice funktioniert anders und kann den ganzen Abend dauern. Lassen Sie die Anzahl der Getränke, die Gläser, die Zutaten und die Reinigung im Angebot aufführen. Fragen Sie bei einer alkoholfreien Variante ausdrücklich nach den Rezepten und der Zusammensetzung der Zutaten. Wird Alkohol ausgeschenkt, müssen der Betreiber des Veranstaltungsorts und der Anbieter die erforderlichen Genehmigungen prüfen.

Zauberer: Unterhaltung im Rhythmus der Gespräche

Bei Close-up-Zauberei bewegt sich der Zauberer während des Empfangs zwischen den Gästegruppen. Eine Bühnenshow erfordert eine andere Organisation: Sichtverhältnisse, Mikrofon, Tontechnik und ein eigener Programmpunkt. Prüfen Sie die Dauer, die Anzahl der Gäste, die der Auftritt tatsächlich erreichen kann, und mögliche individuelle Anpassungen.

DJ oder Livemusiker: den geselligen Teil organisieren

Ein DJ kann zunächst den Empfang und anschließend den Tanz begleiten. Eine Band benötigt häufig mehr Platz. Das Angebot sollte Ton- und Lichttechnik, Aufbau, Abbau, Pausen und Zusatzstunden einzeln aufführen. Lassen Sie die zulässigen Zeiten und Lautstärkegrenzen vom Betreiber des Veranstaltungsorts bestätigen; gehen Sie nicht davon aus, dass eine Standardsteckdose für jede Anlage ausreicht.

Kreativworkshop: gemeinsam etwas gestalten

Malen, Töpfern oder das Gestalten eines Terrariums können sich für Teilnehmende ohne Vorkenntnisse eignen. Prüfen Sie die Barrierefreiheit, das Material, die Schutzvorkehrungen, die Trocken- oder Brennzeiten und die Bedingungen für die Mitnahme der Werke. Planen Sie ein Format, das auch Zeit für Gespräche lässt.

So wählen Sie einen Anbieter für Ihr Rahmenprogramm

1. Teilnehmerzahl und Format: Sitzen oder stehen die Gäste? Gibt es einen Durchgang oder mehrere wechselnde Gruppen?
2. Veranstaltungsort: Beim Anbieter oder in Ihren Räumen? Sind Ausstattung, Lautstärke und Zeiten dort zulässig?
3. Preisumfang: Sind Zutaten, Anfahrt, Aufbau und Abbau enthalten?
4. Bedingungen: Sind Anzahlung, Anpassungen der Teilnehmerzahl und Stornierung schriftlich geregelt?
5. Unternehmensstatus und Versicherung: Fordern Sie die zur Leistung passenden Unternehmensangaben und Versicherungsnachweise an; in Frankreich auch die jeweils erforderlichen Unternehmenskennnummern.

Buchen Sie ein Rahmenprogramm erst, nachdem Sie geprüft haben, ob es zum Veranstaltungsort passt. Sie können zu Beginn einen Workshop und anschließend ein Unterhaltungsprogramm kombinieren, sofern Platz und Ablauf dies erlauben.

Budget und Vorbereitungszeit

Der Preis hängt von der Teilnehmerzahl, der Dauer, der Anfahrt und der Ausstattung ab. Ein Workshop kann pro Person abgerechnet werden, während ein DJ oder Zauberer möglicherweise einen Pauschalpreis anbietet. Fragen Sie immer, ob der Preis netto oder inklusive Mehrwertsteuer angegeben ist und welche Optionen zusätzlich berechnet werden.

Für die Vorbereitung empfehlen wir, drei bis vier Wochen im Voraus Kontakt aufzunehmen, bei einem Abend im Dezember sechs bis acht Wochen vorher. Diese Empfehlung ist weder eine verbindliche Vorlaufzeit noch eine Bestätigung der Verfügbarkeit.

Ihre Fragen vor der Angebotsanfrage

Lässt sich ein alkoholfreies Rahmenprogramm planen?

Ja: Fragen Sie nach einer Mocktail-Variante, einem Koch- oder Kreativworkshop, einem Teamspiel oder einem künstlerischen Programmpunkt. Den genauen Inhalt muss der Anbieter bestätigen.

Lassen sich zwei Programmpunkte kombinieren?

Ja, sofern Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl, Budget und Zeitplan dies erlauben. Lassen Sie beide Leistungen und ihre jeweiligen Anforderungen in den Angeboten aufführen.

Ist die Anfrage für das Unternehmen kostenpflichtig?

Nein: Die Angebotsanfrage auf BookAfterwork ist für Unternehmen kostenlos und unverbindlich. Eine Anfrage ist keine bestätigte Buchung.

Ihren Firmenabend vorbereiten

Anbieter und Aktivitäten ansehen, anschließend ein Angebot für mein Rahmenprogramm anfordern. Geben Sie Datum, Stadt, Teilnehmerzahl, geplanten Veranstaltungsort und die gewünschten Programmpunkte an.

Lesen Sie auch: Seminarangebote vergleichen und ein alkoholfreies Afterwork organisieren.

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