Comment louer une salle pour une réunion publique ?
Choisissez une salle assise dont la capacité officielle couvre l'affluence attendue, accessible de plain-pied ou avec ascenseur, équipée d'une sonorisation avec un micro pour la tribune et au moins un micro mobile pour les questions du public. Vérifiez avec le lieu la capacité réglementaire affichée, les règles de sécurité et le régime de facturation. Comptez 150 à 600 € pour 2 à 3 h selon la ville. Les organisations soumises à des règles de financement doivent faire régler la prestation par leur structure habilitée : vérifiez le circuit avec votre trésorier ou votre mandataire financier avant de signer.
- Capacité officielle du lieu et accessibilité PMR à vérifier
- Micro tribune + micro mobile pour les questions
- 150 à 600 € indicatif pour 2 à 3 h
- Plateforme neutre : elle référence des lieux, pas des opinions
Louer une salle pour une réunion publique ou un débat
Une réunion publique demande peu de choses, mais elles sont non négociables : une capacité respectée, une salle accessible aux personnes à mobilité réduite, une sonorisation avec micros mobiles pour les questions, et une facturation propre. Ce guide reste strictement factuel et ne prend aucune position politique.
Les formats de réunion
Le format conditionne la disposition de la salle et le matériel à demander.
Réunion publique classique
Rangs de chaises face à une tribune, 60 à 200 personnes, 1 h 30 à 2 h. Prévoir une allée centrale pour la circulation du micro.
Débat ou table ronde
Plusieurs intervenants assis, un animateur, micros individuels, écran facultatif. Une seconde salle est utile pour l'accueil de la presse.
Atelier participatif
Tables rondes de 6 à 8 personnes, paperboards, restitution collective. Nécessite une salle modulable et plus d'espace par personne.
Assemblée statutaire
Émargement à l'entrée, vote éventuel, procès-verbal. Demander une table d'accueil et un espace de dépouillement à l'écart.
Budget indicatif d'une réunion publique
| Poste | Repère | Ce que cela comprend |
|---|---|---|
| Salle assise 2 à 3 h | 150 à 600 € | Selon la ville, la capacité et le jour. |
| Sonorisation | 0 à 250 € | Micros tribune et mobiles ; souvent inclus dans les lieux équipés. |
| Accueil boissons | 3 à 8 € par personne | Eau, café ; facultatif. |
| Personnel d'accueil | 0 à 200 € | Émargement, orientation, vestiaire selon la saison. |
Ordres de grandeur indicatifs constatés sur le marché de la privatisation de lieux en France (hors Paris intra-muros haut de gamme, qui se situe au-dessus). Chaque lieu fixe librement ses tarifs : le devis reçu via BookAfterwork est le seul montant contractuel. Le service est gratuit pour l'organisateur.
Rétroplanning type
- J-30 à J-15
Choix de la salle selon la capacité et l'accessibilité, validation du devis et du circuit de facturation.
- J-10
Annonce de la réunion avec adresse, horaire et conditions d'accès.
- J-2
Test de sonorisation, plan de salle, brief de l'accueil et du dispositif de questions.
- Jour J
Ouverture 30 minutes avant, émargement, réunion, puis temps d'échange informel.